Planar · til kølevirksomheder
Fra opkald til faktura– i ét spor
Bestilling, planlægning, montøren i marken, timer, materialer, kølemiddel, lager og faktura, samlet på ét sted.
Liemba · uforpligtende afklaring
Tak for mødet. Formålet i dag er at høre om jeres hverdag og vise, hvordan vi tænker flowet fra opkald til faktura.
Vi bruger ca. 15 minutter på slides, og resten af tiden er jeres, til spørgsmål og til jeres egne eksempler.
Stil gerne spørgsmål undervejs.
Hvis tiden bliver knap, så stil i hvert fald disse fire spørgsmål:
1) Hvor mange gange bliver den samme opgave tastet ind i dag? (slide 2)
2) Hvordan holder I styr på sager, der venter på en kunde eller leverandør? (dueslaget)
3) Hvordan finder montøren ud af, hvad der sidst blev lavet på et anlæg? (QR)
4) Hvad fylder mest for jer lige nu? (sidste slide)
De øvrige "Spørg:" i noterne er ekstra, hvis der er tid.
Sådan ser hverdagen ofte ud
Kender I det?
Mange systemer, der ikke rigtig taler sammen Samme oplysning tastes ind flere steder Kontoret jagter svar på telefonen Materialer og timer, der aldrig kommer med på fakturaen
I skrev selv, at I har lidt for mange systemer, der ikke hænger optimalt sammen. Det hører vi hos næsten alle kølefirmaer.
Spørg: Hvor mange gange bliver den samme opgave tastet ind, fra kunden ringer, til fakturaen er sendt?
Pointen er ikke, at de enkelte systemer er dårlige. Problemet er hullerne imellem dem.
Idéen
Ét spor fra opkald til faktura
Bestilling Opgaven kommer ind
›
Planlægning Rette montør, rette dag
›
Udførelse Kvalitetssikret i marken
›
Registrering Timer, materialer, kølemiddel
›
Lager Varenumre fra e-conomic
›
Faktura Direkte til regnskabet
Det hele hører til samme sag. Hvad der sker på et trin, kan man se på alle de andre.
Kunder, varenumre og fakturaer kommer fra jeres eget regnskabssystem, her e-conomic . Det fortsætter I med, og vi taler med det.
Konfigurerer vi det sammen
Det er hele præsentationen på ét slide, og vi går trinene igennem ét ad gangen.
Kernen er, at alt hænger på sagen. Når montøren skriver en vare på, kan kontoret se den, og den kommer med på fakturaen.
Kunder, varenumre og fakturaer bor fortsat i jeres eget regnskabssystem, som her er e-conomic. Vi laver ikke vores eget regnskabssystem. Vi henter kunder og varenumre derfra og sender fakturaen tilbage, så ingen skal taste noget to gange. Koblingen til e-conomic sætter vi op sammen med jer.
Bestilling Planlægning Udførelse Registrering Lager Faktura
Opgaver ind – tastet kun én gang
Kontoret opretter Søg på adressen, og kunde og anlæg er der med det samme.
Montøren opretter Ser montøren noget på stedet, oprettes en ny opgave direkte fra telefonen.
Fra kundens portal Opgaver fra kundernes facility-portaler hentes automatisk, og status sendes tilbage.
Serviceaftaler Aftalen opretter selv det næste eftersyn, så intet eftersyn bliver glemt.
Fælles pulje Ledige opgaver ligger i en pulje, som montørerne selv kan tage fra.
Fuld historik Hvem bestilte, hvornår, og hvad er der sket siden. Det hele ligger på sagen.
Spørg: Hvordan kommer opgaverne ind hos jer i dag? Telefon, mail, portaler?
Serviceaftaler er ofte der, hvor penge og tillid forsvinder, når et eftersyn glipper. I Planar opretter aftalen selv det næste besøg.
Bestilling Planlægning Udførelse Registrering Lager Faktura
Overblik for dem, der styrer
Træk og slip opgaver ud på montør og dag i kalenderenÉn opgave, flere montører , så hele holdet ser den samme sagNoter til montøren direkte i planenFerie, kursus og fri noteres på montøren i planen, så ingen bliver sat på en opgave, når de ikke er derDagsoverblik med dagens besøg og overskredne opfølgninger
Live-tavle på kontoret
Opgaverne opdelt på status, og de sene er markeret tydeligt. Tavlen opdaterer sig selv og kan hænge på en skærm, så alle ser det samme billede.
Live opdatering: Se, hvem der har gang i hvad lige nu, og om montøren er på vej, i gang eller færdig.
Det her slide er til jer, som skal holde styr på folk og sager.
Når man flytter en opgave i kalenderen, ser montøren det med det samme på telefonen. Der er ingen sms-kæder.
Tavlen er god til morgenmødet, fordi alle kan se, hvad der brænder på.
I planen kan man se, hvornår hver montør startede, og hvor længe de har været i gang, uden at ringe rundt.
Det, der holder styr på sagerne
Dueslaget: Ingen sag bliver glemt
Som det gammeldags dueslag: En sag ligger i ét rum ad gangen , og hver status sætter selv en opfølgningsdato . Så er dueslaget en komplet huskeliste, hvor ældste opfølgning står øverst .
Ind og planlægning
Ny
Klar planlægning
Planlægning igang
Planlagt
Opgaver til vagten
Puljen kontor
I marken
På vej
Igang/startet
Genbesøg
Venter på nogen
Afventer / Standby
Kontor action
Afventer kundesvar
Skal godkendes af kunden
Afvis sagen
Materialer
Varebestilling
Afventer leverandørsvar
Bekræftet hos leverandør
Bestilt hos leverandør
Afslutning og faktura
Færdig
Afventer indkøbsfaktura
Overmontør gennemgang
Mangler v. fakt.
Overfør til fakturering
Faktureret
Dueslaget er det, der holder sammen på hele sporet. En sag er aldrig "et eller andet sted". Den ligger i ét bestemt rum.
Når man sætter en sag i fx "Afventer kundesvar", kommer der automatisk en opfølgningsdato på, fx 7 dage. Den kan man selv rette.
Går datoen, uden at der sker noget, lyser sagen rødt i overblikket. Man arbejder oppefra og ned, og det er ikke hukommelsen, der styrer opfølgningen.
Det er en rigtig liste fra en kølevirksomhed, der bruger systemet i dag. Den er ikke pyntet til præsentationen.
Læg mærke til "Venter på nogen" og "Materialer". Det er der, sager plejer at blive glemt, og derfor kræver de en note.
Listen er ikke låst. Vi sætter jeres egne rum op, når vi kortlægger jeres arbejdsgange.
Spørger de, hvem kunden er: Vi nævner ikke kunder uden lov, men vi undersøger gerne, om en reference vil tage en snak.
Spørg: Hvordan holder I i dag styr på de sager, der venter på en kunde eller en leverandør?
Bestilling Planlægning Udførelse Registrering Lager Faktura
Montøren har det hele i lommen
Dagens opgaver Montøren ser dagens opgaver og kontorets noter, så snart telefonen tændes.
Rutevejledning Ét tryk åbner ruten til kunden.
Tjeklister Kvalitetssikring: samme gennemgang hver gang, så montøren ikke glemmer noget.
Fotos Billeder tages direkte fra kameraet og lander på sagen.
Kundens underskrift Kunden kvitterer på skærmen, og servicerapporten er klar.
Salgstips Et gammelt anlæg? Ét tryk sender et tip til kontoret.
Appen er lavet til montører og ikke til kontorfolk. Der er store knapper og få trin.
Kan en opgave ikke lukkes helt, kan montøren melde "færdig med bemærkninger", og så ved kontoret, at der skal følges op.
Salgstips er en undervurderet gevinst, fordi montørerne ser anlæggene før alle andre.
Bestilling Planlægning Udførelse Registrering Lager Faktura
Én QR-label per anlæg – historikken er 100 %
›
›
Fast plads til labelen for hver anlægstype, fx ved siden af mærkepladenSamme label ved hvert besøg , så ingen skal lede efter anlægget på en listeScan og se model, kølemiddel, datablade og tidligere besøgAfgifter følger med , når der skrives kølemiddel på sagen
Konfigurerer vi det sammen Påfyldning og genvinding per anlæg, registreret af montøren på stedet, med 5 års lækagehistorik klar til F-gas-reglerne.
Anlægget er omdrejningspunktet i køl. Labelen sættes på første gang, anlægget er til service. Montøren udfylder anlæggets data i appen og scanner labelen, og så er de koblet sammen for altid.
Næste gang, uanset hvilken montør der kommer, scanner vedkommende den samme label. Så ligger besøget, tjeklisten og billederne på netop det anlæg.
Derfor er historikken komplet. Den afhænger ikke af, at nogen vælger det rigtige anlæg på en liste eller husker et serienummer.
Vis ikke knappen "Opret ny opgave" på siden, man ser efter en scanning. Den virker ikke endnu.
Kølemiddel-logbogen er noget, vi gerne vil sætte op sammen med jer, så den passer til den måde, I dokumenterer på i dag.
Spørg: Hvordan finder en montør i dag ud af, hvad der sidst blev lavet på et bestemt anlæg? Og hvordan fører I kølemiddelregnskab?
Bestilling Planlægning Udførelse Registrering Lager Faktura
Timer, der lander det rigtige sted
Start og stop med ét tryk i appenUgeseddel , som montøren selv kan se og tjekkeKontoret retter og godkender , og overtid bliver fangetLønarter og eksport til lønsystemet
Timerne står på sagen
Timerne bliver ikke tastet ind én gang til løn og én gang til faktura. Godkendte timer bogføres automatisk på sagen og følger med til faktureringen.
Timesedler er ofte der, hvor fredagen går for både montør og kontor.
Her registreres timerne ét sted og bruges to steder, til løn og til faktura.
Bestilling Planlægning Udførelse Registrering Lager Faktura
Ingen vare bliver glemt på fakturaen
Varer på sagen Montøren skriver materialer på, med hurtigvalg for de mest brugte varer til hver ydelse.
Indkøb fra marken Bestillinger hos leverandøren knyttes til sagen, så intet køb bliver hængende.
Scan og label Varemodtagelse med scanner og labels til varer og hylder.
Udfordringen e-conomic og flere lagre e-conomic alene rækker ikke til flere lagre i praksis. Derfor ender man med et ekstra lagersystem oveni, som ikke kender sagen eller montøren.
Konfigurerer vi det sammen Lagerbeholdning per bil og per lager, hvor varen trækkes direkte fra bilen og ind på sagen.
Materialer, der ikke kommer med på fakturaen, er en af de største lækager i servicebranchen.
Pas på her: I bruger allerede et separat lagersystem. Pointen er ikke, at det er dårligt, men at lageret ligger ved siden af sagen og ikke på den.
Spørg: Hvor mange lagre har I, inklusive bilerne? Og hvordan ved I i dag, hvad der ligger i hver bil?
Bestilling Planlægning Udførelse Registrering Lager Faktura
Fra færdig sag til faktura
›
›
›
Servicerapporten med kundens underskrift følger med Kørsel beregnes ud fra afstanden til kunden
Vi laver ikke vores eget regnskabssystem. Vi taler med jeres.
Konfigurerer vi det sammen Koblingen til e-conomic sætter vi op sammen med jer.
Flowet kører allerede i dag hos kølekunder på et andet regnskabssystem, og koblingen til e-conomic laver vi sammen med jer.
Pointen: Bogholderiet fortsætter i e-conomic, som de kender. De skal bare ikke taste noget ind igen.
Spørg: Hvor lang tid går der i dag fra en opgave er færdig, til fakturaen er sendt?
For jer, der styrer projekterne
Hvad betyder det i hverdagen?
Ingen sag bliver glemt Dueslaget er en huskeliste med ældste opfølgning øverst.
Intet bliver glemt på fakturaen Timer, varer og kørsel følger med af sig selv.
Anlæggets historik er komplet Hvert besøg ligger på det rigtige anlæg, fordi labelen scannes.
Færre opkald Man kan se, hvem der har gang i hvad, uden at ringe rundt.
Hold det konkret, og brug gerne deres egne eksempler fra starten af mødet.
Fra vores erfaring med kølefirmaer: Glemte materialer og forgæves kørsel kan løbe op i store beløb om måneden. Nævn tallene forsigtigt, for det afhænger af firmaets størrelse.
Næste skridt
Sådan kommer vi i gang
1. Kortlæg En workshop hos jer med overmontører og kontor
›
2. Optimér & implementér Vi retter arbejdsgangene til og går i drift
Klar i dag Bestilling, planlægning, montør-app, tjeklister, fotos, underskrift, anlæg med QR-label, timer, materialer, indkøb og fakturaflow.
Konfigurerer vi det sammen Kobling til e-conomic, kølemiddel-logbog med lækagehistorik og lager per servicebil.
Spørgsmål?
Vi kalder det en totrinsraket. Først kortlægger vi, hvordan I arbejder i dag, og så tilpasser vi og går i drift.
Foreslå som næste skridt en kortlægningsworkshop med overmontører og kontoret.
Afslut med at spørge, hvad der fylder mest for dem lige nu, og foreslå en konkret dato til kortlægningen.
Spørger de til e-conomic, lager eller kølemiddel: Sig ærligt, at det er fase 2, som vi sætter op sammen med dem. Fremhæv, at de får indflydelse på, hvordan det kommer til at virke. Fra dag ét kan de bruge alt i "Klar i dag".
Spørger de til pris: fra 195 kr. (som på liemba.dk/koel). Den endelige pris afhænger af kortlægningen.